Come delegare per avere più tempo?

Vorrei avere più tempo per me! Vorrei dedicare più energie ai miei interessi! Le giornate sono formate da 24 ore: è un dato di fatto, indiscutibile. Abbiamo tutti bisogno di tempo per riposare, mangiare, socializzare, vivere una vita in equilibrio tra il privato e la vita professionale. Arriverà un momento in cui, come libera professionista, ti renderai conto che non potrai più fare tutto da sola, ma avrai bisogno di fare un ulteriore passo per la realizzazione del tuo progetto. Affidare o delegare una parte di noi, necessita di un cambio di prospettiva, un enorme salto di fiducia nell’aprire la porta al proprio business. Se ti sei chiesta, almeno una volta, come delegare per avere più tempo, continua a leggere nelle prossime righe. Lo scopriremo insieme.

Come delegare per avere più tempo? A piccoli passi

Costruire un business partendo da un’idea, sviluppandone ogni particolare per realizzarla, è un processo lungo e complesso. Gestire il tempo, impiegando parte di esso per raggiungere gli obiettivi prefissati, necessita di abili strategie per trovare il proprio ritmo. Non esistono bacchette, pozioni o unicorni magici che possano rallentare o aumentare il nostro tempo a disposizione. Tuttavia esistono azioni concrete, passaggi da compiere e, tra questi, c’è il capire come delegare sia una soluzione e non una cosa limitante Non deleghi perché non sei organizzata o perché non sai fare, ma inizi a delegare quello che puoi per concentrarti tempo e spazio su altri aspetti del tuo lavoro.

Affidare compiti e mansioni a un collaboratore esterno non è certo un’azione immediata. Bisogna saper riconoscere il momento giusto, e devi sentirti pronta a farti aiutare, oltre ad avere chiaro nella mente quali mansioni ti conviene delegare. Alla fine, ciò che aiuterà il tuo business ad acquistare tempo creando valore, saranno sempre le persone.

Delinea fin da subito la differenza tra importante e urgente

La matrice o scatola di Eisenhower

“Ciò che è importante, raramente è urgente. Ciò che è urgente, raramente è importante” è una frase attribuita al 34esimo presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower e che negli anni a venire ispirò Stephen Covey. Imprenditore, educatore e scrittore, Covey nella sua carriera imprenditoriale arrivò a sviluppare un metodo da cui partire nel definire il proprio business in base a una serie di azioni e comportamenti nel tempo.

La matrice o scatola di Eisenhower in parole molto semplici consente di gestire il flusso di lavoro dividendo la propria attività lavorativa e privata in due macro categorie:

• importante;
• urgente.

Impara a conoscerti più a fondo

Potrà apparire che le due parole sopra citate siano uguali. Erroneamente lo pensiamo tutti. O meglio, siamo stati abituati a pensare fin da piccole che fossero correlate fra di loro e in qualche modo queste credenze tendono a limitare le nostre azioni. Girando a vuoto, portando via tempo utile (esistono altre credenze limitanti che influiscono sulla libera professione se vuoi approfondire l’argomento). Prova a fare caso nella vita quotidiana alle azioni, comportamenti che metti  in atto senza pensarci. Squilla il telefono? Corri subito a vedere chi sta chiamando e in base ad esso, rispondi o metti in pausa la chiamata.

In questo contesto, la matrice di Eisenhower, permette di avere bene in mente come poter gestire il tempo e in caso come poter cambiare rotta se la strada non porta ai risultati sperati. Creare una lista delle cose da fare è il primo passo, per poi “inscatolarle” tra le aree considerate di urgenza o importanti, dividendole ancora tra cose da fare e da non fare.

Un esercizio utile per capire come collaborare con le persone

Non avrai bisogno di materiale particolare per ricreare la scatola o matrice di Eisenhower, se non un pezzo di carta e una matita. Potrà sembrarti impossibile e a tratti stressante, mettere nero su bianco una lista di cose da fare e come organizzarle, ma il tempo è uguale per tutti, scorre veloce ed è una risorsa che bisogna imparare a sfruttare.

Penna alla mano e foglio suddiviso in quattro parti comincia a segnare:

• Cose da fare urgenti che sono in agenda, pianificate, organizzate e soprattutto non delegabili;
• Cose da pianificare per il futuro e non urgenti che puoi portare a termine in autonomia. Rientrano in questa categoria sia la parte lavorativa che la vita privata in quanto sono importanti per te (più tempo per la natura, i viaggi, gli amici o per una coccola rilassante);
• Cose urgenti che non sei in grado di fare, non ti piacciono o non sai come farle ma che possono essere delegate;
• Cose che puoi cestinare, archiviare ed evitare perché ti fanno perdere solo tempo e tra queste rientra a tutti gli effetti il continuare a rimandare (smettila di procrastinare).

I vantaggi di delegare per liberare tempo ai propri obiettivi

Puntiamo l’attenzione sul terzo punto. Le cose, mansioni, comportamenti che non siamo in grado di fare, non piacciono e che a lungo andare succhieranno ogni nostra risorsa. Mentali, fisiche ed economiche. Tutto questo in quanto essere libere professioniste non significa necessariamente fare sempre tutto da sole. Ricordi cosa abbiamo scritto all’inizio? Le giornate sono formate da 24 ore. Non è possibile avere più tempo.

Step by step, passo dopo passo

Delegare un compito o una parte di esso a qualcun altro significa concentrarsi su obiettivi che possono essere raggiunti più velocemente. Esiste un proverbio che più o meno afferma che “da soli si va più veloci, insieme si arriva più lontano” (anche se da mamma conosco anche la canzone dei Me Contro Te).

Credo fermamente in tutto questo ed è il motivo per cui nella mia attività ho avuto modo di delegare a professioniste efficaci , scelte accuratamente, una parte di lavoro che non ero in grado di svolgere. Mi correggo, ho avuto modo di collaborare.

Ho delegato una parte del mio lavoro ed ora mi sento più leggera

E sai cosa ho scoperto? La mia professionalità non è stata sminuita, l’impronta personale che contraddistingue il mio business, non ha subito scossoni.

Differentemente, delegare tutto ciò che non ero in grado di fare e ciò che proprio non mi piace proprio fare, ha prodotto un carico di lavoro più gestibile, permettendo di raggiungere traguardi vecchi e nuovi obiettivi (te lo racconto anche a proposito della delega efficace). Il tutto con una marcia in più.

Metti a tacere la vocina limitante

È possibile mettere a tacere quella vocina che insistentemente ti sussurra all’orecchio che sei indispensabile per il tuo lavoro? Assolutamente si. Puoi iniziare a metterla a tacere ponendoti alcuni domande:

• cosa mi piace fare?
• cosa non mi piace fare?
• quali compiti ritengo noiosi, ripetitivi?
• cosa so fare e cosa non so proprio da dove iniziare?

Avrai fatto caso che fatturare è un lavoro lungo che non ti piace assolvere? Oltre il timore di incorrere in errori? Affidarsi a un collaboratore esterno che mangia a colazione pane, scadenze e aliquote significa avere maggior tempo per occuparsi di altro. Senza perdere di vista l’obiettivo finale.

In un business, qualsiasi campo esso appartenga, esistono tantissime cose che puoi delegare a un collaboratore esterno. Il mio consiglio è quello di andare per gradi. Un passo, una collaborazione per volta dividendo le mansioni in tanti tasselli. Insieme è più facile ma anche più produttivo strategicamente parlando, e se hai bisogno di trovare la strategia giusta per lanciare il tuo business corri a leggere tutto sui miei servizi.