Quando tutto è urgente, niente è urgente
Questa è una delle massime dell’organizzazione, e se stai cercando tecniche per migliorare la tua gestione del tempo e delle priorità, devi fare tuo questo concetto.
Immagino che tu abbia moltissime responsabilità, tra lavoro, casa e famiglia, e a lungo andare la pressione può diventare insostenibile, se non si ha un buon metodo di gestione delle priorità.
Ci hanno detto da quando siamo nate che noi donne siamo multitasking, ma è proprio così? La realtà è che dobbiamo prendere la massa informe dei nostri impegni e darle un ordine preciso, per imparare ad affrontare tutto con strategia e lucidità.
Gestione del tempo e delle priorità: quando ti sembra di essere sepolta dagli impegni
Giornate frenetiche, in cui ti sembra di non sapere bene neanche cosa stai facendo. Arrivi a sera stanca morta, ma ti sembra di non aver combinato nulla, perché la lista delle cose da fare è ancora infinita. E credimi se ti capisco, da imprenditrice (conosci il progetto che ho fondato? Scopri Lofacciodigital) e anche da mamma di tre bambini piccoli.
ma se hai deciso di fare sul serio è bene che tu sappia che è il momento di occuparti della tua gestione del tempo e delle priorità, prima di essere risucchiata in questo vortice!
Gli impegni di una persona adulta sono mediamente intensi, ma questi diventano ancora più ingombranti in tre casi: quando sei una libera professionista, quando hai dei figli e quando stai facendo il salto verso la libera professione.
Ti spiego perché.
Sei una libera professionista
Il lavoro da dipendente non è libero da impegni, anche molto intensi, ma la libera professione è tutta un’altra storia.
Una libera professionista, oltre a dover gestire la parte operativa della sua attività, deve sobbarcarsi anche del carico mentale che deriva dall’avere la piena responsabilità del suo lavoro, e spesso si occupa in autonomia della propria comunicazione (e se lo fai anche tu sai bene che è un po’ un lavoro nel lavoro!).
Infatti, oltre alla responsabilità, una libera, soprattutto se agli inizi della sua attività, deve fare i conti con il fatto che dovrà rivestire più ruoli e passare molto rapidamente da un’attività all’altra, con una certa flessibilità. La naturale conseguenza è che se una libera professionista non si occupa di migliorare la gestione del suo tempo e delle sue priorità, si ritroverà presto schiacciata da tutti i suoi impegni e molto poco… libera.
Gestione del tempo e maternità
Un altro argomento che affronto spesso è quello della maternità per le donne libere professioniste, e soprattutto il famoso work-life balance.
Avere un’attività in proprio e dei figli di cui prendersi cura vuol dire, di fatto, avere due lavori molto intensi e totalizzanti. Se non riesci a gestire il tuo tempo, destreggiarti tra maternità e libera professione diventa come correre in un campo minato: in qualsiasi momento potrebbe saltare tutto in aria.
Ti senti tirata da ogni direzione: da una parte le responsabilità del tuo lavoro, dall’altra uno o più esseri umani che dipendono da te, e magari anche tutte le normali incombenze di casa, come pulizia, cucina e lavatrice, di cui hai come minimo il 50% della responsabilità.
Sia chiaro, la perfezione non esiste, equando ti dico di imparare a gestire il tuo tempo non intendo che tutto debba andare alla perfezione. L’imprevisto fa sempre parte del gioco, quindi accogli i momenti no ma cerca di trovare soluzioni e di essere proattiva.
Gestione del tempo e delle priorità quando salti
E veniamo alla situazione più acrobatica di tutte: quello che io amo chiamare il salto, il passaggio da dipendente a libera professionista. Ancora più difficile se hai figli, livello esperta se sono molto piccoli.
È un momento molto carico da tutti i punti di vista: c’è l’entusiasmo di una nuova avventura e la voglia di diventare finalmente libera, ma anche la paura di non farcela e il coraggio necessario a lasciare la zona di comfort.
Molto probabilmente devi portare avanti entrambi i lavori contemporaneamente, ma le ore della giornata non si raddoppiano, la stanchezza si accumula e le strategie di gestione del tempo e delle priorità diventano veri e propri strumenti di sopravvivenza. Ti ci rivedi? Lo so, tante mie clienti mi riportano queste difficoltà durante i percorsi di business coaching, in cui le accompagno a settare e raggiungere obiettivi e nuove opportunità.
Come prendere il controllo del tuo tempo
Partiamo dal presupposto che un giorno ha 24 ore e continuerà ad averle, quindi non puoi aspettarti di fare più di quanto sia umanamente possibile. Per migliorare la gestione del tuo tempo, quindi, come prima cosa dovrai avere molto chiare le tue priorità.
Solo allora potrai pianificare le tue giornate per assicurarti di portare a termine tutti i tuoi impegni.
Un altro dei motivi per cui spesso abbiamo difficoltà nella pianificazione del tempo, infatti, è che siamo troppo ottimiste rispetto ai livelli di energia.
Vediamo quindi come definire le tue priorità e distribuire i tuoi impegni durante il tempo che hai a disposizione.
1 Definire le priorità: con che criterio
La regola numero uno per migliorare la gestione del tempo è stabilire le tue priorità: non è possibile fare tutto insieme, quindi dovrai per forza dare la precedenza a qualcosa. Ti consiglio di creare una vera e propria mappa delle priorità, uno strumento che in modo schematico ti indichi le tappe della rotta da seguire.
Ma con che criterio stabilisci le tue priorità?
Come prima cosa, per ogni attività devi prendere in considerazione questi due elementi:
- Quanto è urgente?
- Quanto è importante?
Il risultato di questa mappa delle priorità saranno quattro gruppi:
- Attività urgenti e importanti. Si tratta di tutti gli impegni di cui devi necessariamente occuparti tu in tempo breve. Ordinali in base all’urgenza e mettili in cima alla lista.
- Attività importanti e non urgenti. Queste possono essere rimandate o svolte con maggiore tranquillità, ma con costanza, per evitare che diventino urgenti.
- Attività urgenti e non importanti. Probabilmente queste attività sono urgenti per qualcun altro, non per te. Forse sono il risultato del tuo non riuscire dire di no e non mettere confini. Ti consiglio di liberarti al più presto di questi impegni, delegandoli a qualcun altro, perché sono una gran fregatura!
- Attività non importanti e non urgenti. Qui rientrano le distrazioni e tutto ciò che in realtà è inutile e ti porta via tempo prezioso.
2 Come compilare la to-do list
Una volta stabilite le priorità, il secondo passaggio per una gestione del tempo senza intoppi è la to-do list. Il nostro cervello funziona molto meglio quando viene gratificato (uno dei tanti studi pubblicati dall‘Harvard Business Review ha mostrato che il 94% degli intervistati, su un campione di quasi 800 dipendenti aziendali, ritenesse di preformare meglio con stati d’animo come calma, gratificazione), e cancellare un’attività dalla to-do list dà un’enorme soddisfazione, perché ti permette di renderti conto di quante cose hai portato a termine in una giornata. Di conseguenza lavorerai meglio, con una spinta differente ed un mindset diverso.
Esistono alcuni tool per pianificare il tuo lavoro, tra cui anche app che ti permettono di compilare la to-do list, ma attenzione: devi farlo nel modo giusto!
Una lista di attività fatta bene, che davvero ti permette di migliorare la tua gestione del tempo, non può comprendere macro attività, ma deve avere al suo interno tutti i passaggi necessari a portare a termine un lavoro.
Metti il caso della stesura di un articolo di blog. Come prima cosa, dovrai raccogliere le informazioni necessarie, poi inizierai a buttare giù la scaletta. In seguito, scriverai una prima bozza, e infine dovrai rileggerlo per correggere eventuali refusi.
Come vedi, quindi, non potresti inserire in to-do list la voce “articolo blog”, ma tutte e quattro queste attività, che probabilmente svolgerai in quattro momenti diversi.
3 Accettare che non puoi arrivare ovunque: la delega
Abbiamo già parlato di delega, un elemento cruciale per la gestione del tempo.
Una volta stabilite le tue priorità, oltre a liberarti delle attività non importanti (urgenti e non urgenti), dovrai anche capire quali delle attività restanti sono umanamente possibili da svolgere per te nel tempo che hai.
Lascia perdere la mania del controllo e inizia a delegare le attività che senti come una vera e propria perdita di tempo. Non te ne pentirai e probabilmente eviterai anche di procrastinare!
3 Pianificare il tuo tempo e ottimizzarlo
Infine, dovrai pianificare il tuo tempo, in modo da essere sicura di portare a termine tutti gli impegni.
Non basta dividere le ore della giornata in parti uguali: le attività sono tutte diverse, e soprattutto tu sei diversa in base al momento della giornata, della settimana e del mese.
Ti consiglio di cronometrarti mentre svolgi le tue attività: questo ti permetterà di capire quanto tempo impieghi per portare a termine un impegno ripetuto e a pianificare un tempo adeguato. Se sai che per compilare le tue fatture ci metti due ore, mettere in agenda solo mezz’ora ti lascerà amareggiata e stressata.
Tieni conto poi che la tua scorta di energia cambia in base a moltissimi fattori, esterni e interni, come l’ora del giorno o il periodo del tuo ciclo mestruale.
Mappare il tuo ciclo ormonale è una risorsa preziosissima per pianificare le tue giornate lavorative, e può svoltare davvero il modo in cui gestisci il tempo.
La gestione del tempo e delle priorità è un gioco da ragazzi?
Da libera professionista e mamma di tre figli, posso dirti: assolutamente no!
Con una buona pianificazione, però, ti assicuro che si possono affrontare anche le giornate più intense e uscirne vincitrici. Se il tempo è uno dei tuoi talloni di Achille corri a scoprire il Camp delle Libere professioniste, un’occasione unica per lavorare sul tuo tempo e molto di più.
