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LA GESTIONE DEL TEMPO NEL LAVORO: SMETTI DI PROCRASTINARE!

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La gestione del tempo nel lavoro può rivelarsi davvero complicata, soprattutto se sei freelance e se non inizi tu stessa a “dedicarci del tempo”. Tempo da organizzare, da dividere in obiettivi, in cui elaborare strategie, ma anche tempo in cui riflettere. Se poi sei anche una libera professionista, magari anche mamma, devi metterci nel calderone tante altre cose da fare e a cui pensare.

Ma come si ottimizza la gestione del tempo? Di certo la prima cosa da fare è smettere di procrastinare! Ti lascio dei consigli pratici che puoi sfruttare sin da subito per iniziare a migliorare la gestione del tuo tempo nel lavoro, ma anche nella vita privata.

La gestione del tempo professionale: da dove inizio?

Innanzitutto ti devo dire che la gestione del tempo, professionale o meno, è un mio punto di forza, e ti racconto come ci sono arrivata. Ho scelto la libera professione nel 2016, diventando mamma di Micol, passando da un lavoro a tempo indeterminato in alta direzione al trovarmi a casa in maternità e poi con una bambina piccola, una nuova formazione e l’avvio del mio nuovo lavoro. 

Non è stato facile trovare un ritmo e soprattutto rispettarlo mettendo in conto gli imprevisti di mamma. Non so quante volte avrei voluto una bacchetta magica per aggiungere ore alle 24h, soprattutto ore di sonno. 

Nel tempo, con l’aumentare dei figli, con l’aumentare del lavoro ho preso il ritmo, andando per tentativi lo ammetto, tentativi sempre più finalizzati fino a fare della gestione del tempo il mio punto di forza.

La to do list è una soluzione, non un problema

Spesso mi chiedi come fare una to do list senza sprofondare nell’ansia? Quando ho iniziato a cimentarmi in mille to do list, ho capito innanzitutto due cose fondamentali:

  • occorre fare un’accurata to do list
  • e, soprattutto, rispettarla
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Crea la to do list

Come si fa? Partendo da grandissimi bagni di realtà, ed arrivando a creare delle liste di cose da fare concretamente realizzabili. Inutile, in sostanza, inserire milioni di cose da fare, se poi puoi disporre di un lasso di tempo troppo breve per portarle a termine.

Inizia concentrandoti su cose che “sicuramente” potrai riuscire a portare a termine: per gradi di difficoltà.

Prossimamente ti parlerò di come realizzare una to do list efficace, ma ti anticipo che:

  • scegli un obiettivo piccolo alla volta (che sia davvero raggiungibile)
  • segmenta l’attività per raggiungerlo
  • inserisci delle tempistiche reali per ogni step
  • ogni volta che realizzi qualcosa depenna dall’elenco ( ti aiuta visivamente a trovare la voglia di continuare)

Come faccio se non ho tempo?

Il problema più grande che avevo, e il problema più grande delle mie clienti, è proprio quello di non avere abbastanza tempo, di non avere giornate off, di avere la sensazione di lavorare sempre, unito all’ansia da prestazione domestica (soprattutto per chi come me lavora da casa). E la stanchezza che si traduce spesso in distrazione continua.

Un problema molto concreto: la percezione errata di quanto tempo ci vuole per ogni attività e la mancanza di monitoraggio.

Dimmi se ci prendo:

  1. Fai to do list infinite che non rispetti mai? 
  2. Sei sempre indietro rispetto a quello che ti sei prefissata?
  3. Ti siedi al computer per lavorare e inizi a fare di tutto un po’ senza concludere niente?

Poi ti arriva un whatsappino, ti arriva una email, ti scrive la cliente, ah cavolo dovevo fare questo… così ti interrompi 100 volte. 

Ti do una notizia sconvolgente: il multitasking è una cagata pazzesca. Non sei davvero multitasking e prima te ne fai una ragione prima tornerai padrona del tuo tempo. Hai presente quando sul computer apri 10 finestre diverse e vedi quella fastidiosa rotellina che rallenta tutto il sistema? Anche per il tuo cervello funziona così: ogni volta che prendi in mano un nuovo argomento ecco che c’è un rallentamento fino ad affaticare l’intero sistema. 

Lavora a blocchi di attività

Un altro dei consigli che mi sento di darti per affinare la tua gestione del tempo nel lavoro, è quello di lavorare a blocchi di attività. Una divisione coerente ti aiuterà a sostenere più facilmente le tue attività e a portarle avanti senza stress.

Come?

  • Allontana il cellulare: togli le notifiche, cerca di allontanare ogni distrazione e concentrati su una attività lavorativa alla volta. Se stai lavorando, di di no a chi cerca di distrarti, anche se lavori da casa non significa che sei sempre disponibile! Soprattutto se c’è quella cosa che non hai voglia di fare, ogni occasione sarà buona per lasciarla in fondo alla to do list, e procrastinarla continuamente. 
  • Definisci le priorità: controlla le scadenze. Prima di fare una to do list ragiona sulle urgenze e prova a pensare di alternare attività più impegnative ad attività più leggere. E se sai che devi affrontare una attività che proprio ti annoia o non ti piace metti in agenda del tempo off prima e dopo così da poterti ricarica.
  • Delega: se ti rendi conto che c’è un’attività che ti toglie tantissime energie e tempo, prova a ragionare sul delegarla eventualmente a qualcun altro: avrai più tempo da dedicare al lavoro.
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Lavora a blocchi di attività

Hai mai provato a tracciare il tempo?

A volte ti chiedo quanto tempo impieghi per effettuare una qualche attività e la tua risposta suona sempre come ” tot. tempo, credo…” Ecco, è il momento di abbandonare quel “credo” e sostituirlo con una certezza.

È molto semplice! Non devi fare altro che tracciare il tempo che impieghi per effettuare ognuna delle tue attività professionali (ti consiglio toggl). Quando dico ognuna, intendo dire proprio ogni cosa, tutto tutto. Anche attività “secondarie” e non strettamente correlate alla tua professione, come il back office, la fatturazione, le risposte alle e-mail o ai contatti ecc.

Questo tracciamento, vedrai, si rivelerà fondamentale sin dall’inizio, e ti aprirà un vero e proprio mondo. Infatti, scommetto che scoprirai che impieghi più tempo del previsto per fare cose che credi di riuscire a gestire in “pochi minuti”.

Di conseguenza, puoi creare un’agenda e delle to do list, molto più veritiere ed in linea con le tempistiche di realizzazione effettive. Capisci bene che il vantaggio è immediato.

Esercizi facili sulla gestione del tempo

Alla luce di quanto detto fino a qui, ti aiuto con alcuni esercizi facili, con cui puoi iniziare a mettere a punto la tua nuova sfavillante strategia di gestione del tempo.

Esercizi sulla gestione del tempo

Esercizio 1: la to do list

Prendi carta e penna e rispondi a queste domande:

1. Fai una lista delle cose che di solito rimandi/ti sono scomode da fare. Aiutati con l’agenda per fare mente locale.

2. Osserva la lista e accanto ad ogni voce scrivi perchè rimandi questa attività. Cosa ti pesa? Ti porta via troppo tempo? Sei abbastanza preparata per svolgerla o stai facendo il lavoro di qualcun altro? E’ delegabile? 

Esercizio 2: traccia il tempo

Tieni traccia del tempo che investi in ogni attività lavorativa. Ecco il bagno di realtà che arriva in soccorso. Diventare consapevole, timer alla mano del tempo che utilizzi per ogni attività ti aiuta a fare to do list sempre più realistiche e accurate!

Ti aiuto con un esercizio, prendi carta e penna e rispondi a queste domande:

Questo esercizio ti aiuta a maturare la consapevolezza circa il carico delle attività che svolgi.

1. Per questa settimana tieni traccia di come usi il tempo: annota l’ora di inizio, il tipo di attività e il tempo che le hai dedicato

2. Ora inizio

3. Tipo attività

4. Durata

In conclusione

Se hai voglia di condividere con me qualche riflessione puoi scrivermi e ti invierò un esercizio che ti aiuterà a smettere davvero di procrastinare.