I tempi cambiano e le modalità per pianificare l’organizzazione della vita lavorativa dovrebbero cavalcare l’onda di questo cambiamento. Se fino a qualche tempo fa, avevo la casa invasa da foglietti svolazzanti dove annotavo tutto, oggi posso affermare che il mondo del digitale mi ha aperto gli occhi su innumerevoli opportunità per semplificarmi il lavoro. Un nuovo modo di gestire il tempo che vorrei condividere con te è quello di tutte quelle applicazioni che possono essere d’aiuto per pianificare il lavoro settimanale, e giornaliero, efficacemente.
Cosa sono questi tool per pianificare il lavoro?
I tool possono rivelarsi degli strumenti molto validi, ma anche e soprattutto, dei grandi alleati nella nostra pianificazione giornaliera. In termini semplici e da non addette ai lavori, possiamo definirli come programmi e software (o una serie) il cui compito è svolgere una determinata azione, a noi utile per il raggiungimento di uno scopo. L’esempio pratico potrebbe essere una cassetta degli attrezzi del nostro elettricista con all’interno accessori come cacciaviti diversi fra di loro per tipologia, forma ed utilizzo.
Un tool non si discosta molto dal cacciavite a stella che possiamo trovare nella cassetta degli attrezzi. Il suo compito è quello propriamente di semplificarci la vita in ambito lavorativo. Quando abbiamo bisogno di organizzare, pianificare la settimana per noi stesse o per il team di cui facciamo parte, risulta molto importante scegliere il programma giusto. O il cacciavite perfetto.
A cosa servono i tool di pianificazione?
La prima domanda da porsi riguarda l’utilità di questi strumenti. Dopotutto, finora, per pianificare il lavoro ti sei sempre destreggiata tra to do list (sai come creare una to do list efficace?), agenda e mappe mentali e concettuali, e tutto sommato te la sei cavata bene. E ci sta, eh. Ma quando desideri fare il salto (a proposito, nel mio primo libro ti racconto come ho sviluppato il mio business: Libera, salti e altre storie, corri a prenderlo su Amazon!) devi migliorare tutti i passaggi (interni ed esterni) della tua attività, compresa l’organizzazione.
Quindi, adesso che sai perché è necessario pianificare il lavoro ad un livello meno amatoriale, sappi che che questi strumenti potrebbe servirti per:
- condividere file che possono essere di solo testo, immagini o video;
- condivisione di note, messaggi, compiti, impegni, appuntamenti;
- creazione di liste di cose da fare o da non fare;
- creare piani editoriali;
- condividere task con collaboratori;
- gestire funzioni come videochiamate o video conferenze.
Come devono essere?
I tool che maggiormente possono aiutare a pianificare il lavoro settimanale e giornaliero, dandoti anche una visione ampia degli impegni fissati, sono sicuramente molto conosciuti ai più, ma è bene che li conosca anche te.
Considera sempre che se necessitiamo di utilizzare un’applicazione per gestire la mole di lavoro (singolarmente o in team), è bene che questa sia accessibile a tutti e dunque semplice da utilizzare. Ovviamente nel caso dei team è essenziale per poter lavorare in maniera non solo coordinata, ma soprattutto con serenità, ascoltando le esigenze di tutti.
Eh si ! Vi sarà bisogno di un altra scrematura per capire se l’applicazione che si vuole utilizzare possa essere utile per una buona gestione del nostro tempo. Esistono tool diversi che possiamo utilizzare e che vengono offerti in queste modalità:
- versione Free. Completamente gratuita e senza limiti di tempo;
- versione Freemium inizialmente gratuita ma limitata in alcune operazioni;
- versione Premium o a pagamento (abbonamento, a pacchetto ecc);
- limitata nel tempo (Trial) con un utilizzo di prova di qualche giorno e poi a pagamento.
La scrematura finisce qui? Non tutti i tool sono per computer e non tutte le applicazioni sono per smartphone
Assolutamente no! Le variabili per scegliere un’applicazione che faccia al caso nostro sono veramente tante, e il mondo del digitale ogni giorno sforna pacchetti nuovi. Sempre più appetibili e allo stesso tempo che ci permettono di rimanere connessi in qualsiasi momento della giornata in luoghi sempre diversi. Ed ecco che dovrai gestire un ulteriore problema che è quello di trovare un’applicazione adattabile alle esigenze di vita comune senza renderti la vita stessa un inferno.
Non tutti i tool sono per computer e non tutte le applicazioni sono per smartphone ma facciamo chiarezza per semplificare almeno questa parte di argomento. Esistono molte versione di uno strumento digitale ed esse sono:
- il cloud è una versione accessibile da qualsiasi browser di un personal computer, laptop, smartphone o tablet senza una installazione che occupi ulteriore spazio di memoria;
- software on premise ovvero tutti quei programmi che fisicamente devono essere installati sul personal computer, tablet e che occupano spazio di memoria;
- le applicazioni per smartphone o mobile che ritroviamo a volte già installate e a volte necessitano di essere scaricate, aggiornate.
7 tool per pianificare il lavoro
1 Trello
Trello: il primo tool non si scorda mai. Questo strumento che monitora il lavoro di gruppo passo dopo passo, è la versione digitale dei foglietti gialli sparsi per casa e appiccicati un pochino ovunque. Ed è il motivo per cui a me piace veramente tanto. La sua funzione è quella di avere un’enorme bacheca dove poter organizzare le varie liste dei lavori da iniziare, completare o archiviare.
Con un’interfaccia intuitiva permette di essere utilizzata da tutti compresi gli inesperti. È presente una versione gratuita che permette la creazione fino a dieci bacheche con un numero illimitato di membri e una versione a pagamento. Si può utilizzare come applicazione per smartphone (IOS e Android) e in una versione desktop.
2 Google Drive
Se il primo tool non si scorda mai, il secondo è quello più conosciuto ed utilizzato nel mondo. Parliamo di Google Drive la piattaforma che permette di gestire vari formati di file condividendoli con il proprio team in maniera molto semplice.
File di testo, immagini e video sono visibili nell’immediato a tutto il team di lavoro senza avere quel fastidioso svantaggio di attendere la sincronizzazione dei contenuti dovuta a versioni differenti. Disponibile su Android, IOS e per desktop è presente nella versione gratuita con 15 GB e in quella a pagamento (mensile o annuale) suddivisa in pacchetti da 100 Gb fino ad arrivare a 2 Terabyte di memoria aggiuntiva.
3 Dropbox
Se i file che avrò bisogno di utilizzare hanno grandi dimensioni il tool che ti consiglio maggiormente si chiama Dropbox. Si tratta di un sistema conosciuto come cloud storage, in quanto, la sua particolarità, è quella di non necessitare di un salvataggio dei file sul computer. Insomma, l’ideale per tutte le pianificazioni di lavoro che operano su grandi numeri di file con dimensioni importanti, e che permettono di non sprecare tempo con eventuali caricamenti. Per poter utilizzare Dropbox è necessaria l’installazione di un programma, il quale creerà una cartella specifica dove sarà possibile lavorare in autonomia. Questa applicazione è a pagamento con pacchetti per tutte le esigenze lavorative e personali.
4 Asana
Asana è un’ulteriore piattaforma di gestione del lavoro che vorrei condividere con tutti voi e con cui mi trovo molto bene nella gestione dei progetti in team. Gratuito, ma esiste anche una versione a pagamento. Suddiviso in tre particolari step di lavoro come organizzazione, progettazione e condivisione, offre la possibilità di integrare Google Drive. Fantastico (abbiamo parlato di Asana anche sul blog di Lofacciodigital: scopri come utilizzarlo al meglio!) e anche molto intuitivo: stra-consiglio!
5 Google Calendar
In una settimana lavorativa non possono mancare appuntamenti e impegni che avranno bisogno di essere memorizzati in un calendario. Esistono molte piattaforme e altrettanti tool che permettono di appuntare eventi, appuntamenti professionali e personali come compleanni, cene in famiglia.
Un’ agenda a mio parere completa e multifunzione è senz’altro Google Calendar. Lo avrai già notato sul tuo smartphone essendo un accessorio di default, ma forse non sai che questa applicazione è molto pratica, facile, e soprattutto, permette di avere sotto un’unica etichetta più di un calendario suddiviso per colore o tema differente.
Si può gestire direttamente dalla posta elettronica quando si viene invitati ad un evento o si vuole condividere con gli altri un particolare momento.
6 Calendly
La mia attività di coach mi mette quotidianamente davanti alla possibilità di interagire con molte persone che necessitano di fissare un appuntamento per una call conoscitiva o per un approfondimento. Differentemente da un’agenda settimanale digitale come potrebbe essere Google Calendar, ho trovato molto utile un’applicazione che permette di semplificare gli appuntamenti evitando il continuo scambio di messaggi. Il suo nome è Calendly ed è un software nuovo creato da poco meno di un anno, ma che ha già conquistato tutto il mondo del digitale per aver reso meno noioso il mettersi d’accordo su orari e giorni per riunioni, eventi e quant’altro serva per lavoro.
7 Milanote
E infine Milanote è l’applicazione per prendere appunti che potrebbe trovare il consenso a chi, come la sottoscritta, lavora moltissimo con mappe concettuali e appunti su foglietti volanti. Questo tool che purtroppo al momento è stato sviluppato solo per la versione IOS è un incrocio tra il già nominato Trello ed Evernote, piattaforma veloce che permette di scrivere appunti veloci in maniera molto semplice. Una interfaccia intuitiva e flessibile permetterebbe di avere visivamente traccia di tutti gli appunti annotati avendoli sempre a portata di mano.
Ho risolto la questione dei foglietti volanti per casa con queste applicazioni?
A dire la verità continuo a scriverli perché mi piace averli davanti agli occhi ogni giorno, ma per pianificare il lavoro l’utilizzo dei tool è un ottimo modo per gestire il mio tempo, del mio team, e di tutte le persone con cui mi relaziono, vicine e lontane. Anche tu sfrutti l’organizzazione digitale?
