Se anche tu sei sommersa da liste che poi dimentichi di spuntare, e post-it colorati che ti dovrebbero ricordare non sai bene cosa, potresti aver bisogno di schiarirti le idee su come fare una to do list efficace.
Una to do list efficace non è un sogno irraggiungibile, è la somma di tante piccole azioni che ti aiuteranno a raggiungere il tuo scopo: creare una lista che ti supporti nelle tue attività, siano esse personali o professionali.
Ma qual è il segreto che nessuno ti ha mai detto, dato che le altre ti sembrano sempre così focalizzate e tu brancoli nel buio anzi, nei post-it?
Cos’è la to do list?
Una to do list, non è altro che un elenco di cose da fare. Wow sembra semplice lo so. Eppure ti assicuro che non sempre stilare una semplice lista, se non lo fai nel modo giusto, ti supporta concretamente nell’organizzazione del tuo lavoro.
Ora, dimmi quante volte ti è capitato di fare una to do list e non rispettarla. E quante volte rimani indietro rispetto alle cose da fare?
Poi succede che c’è quella cosa che continui a rimandare e sposti da una to do list all’altra fino ad arrivare sotto scadenza con il fiato corto.
La to do list non è un elenco di cose da fare in un tempo non definito
Quel che è certo, e che spesso sottovalutiamo, è che la to do list non è un mero elenco di cose da fare senza definire le tempistiche. Direi piuttosto che si può definire come: un elenco organizzato di azioni verso un obiettivo piccolo-medio o grande.
Elenco organizzato, quindi anche dal punto di vista della gestione del tempo. Non puoi pensare di stilare punti a caso, senza definire bene presupposti ed obiettivi ( se hai bisogno di una mano per gli obiettivi inizia a scoprire cosa posso fare per te).
Ti faccio un esempio
Mettiamo che lavori in ufficio e ti occupi del pagamento degli stipendi dei dipendenti.
Sai che il 15 è il giorno di paga e scrivi sulla tua to do list giornaliera: ‘pagamenti dipendenti’ in mezzo ad altre cose da fare e le urgenze che non puoi prevedere.
La sola azione pagamenti dipendenti implica una serie di azioni, provo a ipotizzarle:
- quanti sono i tuoi dipendenti? Esiste un elenco chiaro che ti permetta di seguire uno schema quando fai l’azione di pagare gli stipendi?
- hai già controllato l’elenco presenze? Devi contattare qualche dipendente per dei chiarimenti?
- sono pronti i cedolini? Devi contattare l’ufficio paghe per le buste paga?
- hai tutti gli iban aggiornati?
Come vedi l’azione di entrare nell’homebanking ed effettuare il pagamento è l’ultima azione quando una serie di cose sono definite.
Entrando nel pratico
Se il 15 è il giorno in cui effettivamente devono essere fatti i bonifici, la tua to do list potrebbe essere:
- il 10: controllo presenze e checklist dei dipendenti – richiesta di eventuali chiarimenti 1h
- l’11: invio presenze ad ufficio paghe per avere i cedolini 1h
- 13: verifica cedolini 1h
- 15 pagamento 1h
4 CONSIGLI PRATICI PER LA TUA TO DO LIST EFFICACE
1 Crea una mappa mentale
Prima di poter fare delle to do list efficaci il mio consiglio è di fare una mappa mentale per ogni attività dando un tempo e andando a ritroso. La mappa è un ottimo strumento di supporto, che ti aiuta visivamente ad incanalare le idee e a capire le connessioni migliori per il tuo progetto o obiettivo.
2 Ragiona per macro attività
Ti consiglio, di dividere l’attività in macro aree. Infatti, dividere una macro attività che coinvolge altre persone in tante piccole attività ti aiuterà a non arrivare con l’acqua alla gola al giorno della scadenza.
3 To do list giornaliera
Un altro trucchetto può essere quello di creare una to do list giornaliera che possa comprendere tipi di lavoro differente che ti portano a mettere in gioco energie differenti.
- 1 call con la cliente
- 1 report per una cliente
- 1 momento dedicato a nuovi progetti o al consolidamento del tuo brand (nuove idee, blog, social)
- 1 momento dedicato alle urgenze (email per esempio)
Ricordati che non sei multitasking. Non lo sono nemmeno i computer. Se ci pensi ogni volta che apri più cartelle contemporaneamente vedi la rotellina e ti tocca attendere. Prova a lavorare per blocchi di attività.
Cerca di essere realistica sul tuo tempo, prova a misurarlo e a capire quanto ne hai davvero a disposizione ( soprattutto per il lavoro).
All’inizio può essere utile ipotizzare accanto ad ogni attività il tempo che impiegherai e metterlo in agenda per eccesso. Se ipotizzi un’ora, prova a mettere in agenda 1h e 15’ così avrai sempre un po’ di margine di errore.
4 Priorità
Lavora per priorità. Ogni giorno, prima di terminare la tua giornata lavorativa, scrivi la to do list per il giorno seguente: verifica quali sono le priorità e scrivile già accanto ad ogni attività.
Meglio i post-it o le note del cellulare?
Stabiliscilo tu: non c’è una regola. C’è chi preferisce la carta, e avere costantemente davanti la lista di cose da fare, chi invece ha le note sullo smartphone, o ancora una bella lavagna con le priorità generali e tanti post-it sui singoli obiettivi. Prossimamente vedremo insieme vari spunti pratici, ma sono certa che le idee non ti mancano!
Alla fine
Ti consiglio inoltre di essere sempre pronta a rivedere ed aggiornare la to do list, stai certa che se qualcosa non funziona è inutile incaponirsi, meglio trovare un’alternativa migliore.
Alla fine di ogni giornata concediti dieci minuti con l’agenda davanti per vedere cosa ha funzionato, e cosa potresti cambiare per ottimizzare al meglio la tua to do list così da renderla efficace. Ti assicuro che resterai stupita da quanto una to do list ben fatta possa esserti concretamente di supporto.
Depenna anche tutto quello che sei riuscita a realizzare, ti darà la giusta dose di consapevolezza per darti il giusto valore e continuare più carica che mai.
Fammi sapere!
