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DELEGA EFFICACE

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Come trovo la persona giusta?

Sarò all’antica eh, ma nonostante io mi occupi di comunicazione digitale, per me la cosa più importante rimane il passaparola. Accade spesso che se ho bisogno di una figura professionale, cerco prima intorno a me. Chiedo prima alle persone della mia cerchia e poi porto i nomi che mi danno online, e inizio a fare delle ricerche. Ecco perché penso che la delega efficace sia strettamente connessa al lavoro online, ma anche alla sfera offline.

Ne parlo spesso nei miei corsi e percorsi di come vivo il digitale come un punto di consolidamento, e non solo come un punto di partenza. Come un biglietto da visita dinamico che mi permette di mettermi subito in comunicazione con l’altro, e con diversi professionisti anche solo osservando da lontano, vivendoli in una quotidianità virtuale che mi permette di capire come lavorano. 

Quali sono le dinamiche della delega efficace?

Le dinamiche di una delega efficace sono molteplici, e come sempre, parto da me per portarti il mio pensiero. Di base sono poi molto impulsiva nelle scelte:

  • scelgo chi a pelle mi piace;
  • chi mi conquista con la prima impressione;
  • persone in cui vedo potenziale (e le caratteristiche che più ricerco sono la flessibilità e l’affidabilità);
  • un senso di responsabilità verso il lavoro e gli impegni presi.

Quando c’è il contenuto e manca la forma (feed di ig perfetto, comunicazione perfetta, preventivi impeccabili) si può sempre rimediare. Il contrario invece lo trovo più preoccupante in un mondo che da tanta importanza all’estetica e meno alla sostanza.

È un discorso che faccio sempre alle mie coachee (vuoi saperne di più sul mio lavoro di life e business coach?): crea una vetrina che rappresenti il tuo percorso, non che sia bella da vedere. 

Delegare non è semplice

Delegare non è semplice: la prima azione è sicuramente quella di capire che cosa si vuole delegare e in che modo. Tutto un processo o solo una parte? Ti faccio un esempio concreto che riguarda i social.

Il tuo lavoro potrebbe essere in crescita in questo momento, sei una libera professionista e sogni che finalmente qualcuno si occupi per te di Instagram e della tua comunicazione. La comunicazione di Instagram, per esempio, è fatta di tante cose: strategia editoriale, piano editoriale, copy, info-grafiche, storie parlate, foto e immagini, reel, dirette. Prima di cercare il professionista per fare una determinata cosa, fai un elenco dettagliato e specifico delle azioni che sogni di delegare. 

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Che tipo di delega scegliere?

Ti ho già parlato di come delegare il lavoro se sei una libera professionista, adesso vediamo anche che tipo di delega potresti preferire:

  • una delega totale (in cui ad esempio, lasci completamente in gestione il profilo a qualcun altro)
  • delega parziale, quindi solo di alcune parti del flusso di lavoro;
  • un supporto operativo;
  • oppure potresti delegare la parte di strategia editoriale per avere una traccia da seguire. 

In tutti questi casi, puoi comunque aspirare ad una delega efficace che possa fare davvero la differenza nell’organizzazione del tuo lavoro, senza intaccare la parte qualitativa, ma anzi, aumentandola.

Domandati qual è l’azione che più ti pesa?

Ti faccio ancora una volta un esempio direttamente dal mio blog e dal mio team. Marika, che spesso vedi qui come autrice sul mio blog si occupa di revisionare 3 miei articoli al mese (e di scriverne uno), inserire la magia della SEO, e rivederne la struttura, così che siano più piacevoli per chi legge. Abbiamo concordato insieme una strategia e un piano editoriale, che tradotto significa che io ho un excel pieno di titoli organizzati, mese per mese e a lungo termine, da cui parto per scrivere questi post blog e riflessioni. 

Questo ha snellito moltissimo il mio carico mentale. Delegare a lei la parte di strategia editoriale, e avere uno schema da seguire, mi permette di mettermi in agenda l’azione di scrivere avendo già un argomento da trattare definito, e sapendo di poter scrivere comodamente nel testo di una mail o in un word condiviso, lei fa tutto il resto. 

Domandati quindi qual è l’azione che più ti pesa a livello organizzativo e prova a vedere se ha senso delegarla per intero o magari per macro- attività.

Perché ho scelto di delegare? 

  • Così posso rimanere focalizzata sull’azione creativa di scrivere e portare fuori contenuto, mentre alla forma ci pensa lei;
  • mando avanti la mia comunicazione partendo dal blog e dagli argomenti del blog andando a cascata sugli altri canali di comunicazione con gli stessi argomenti in modalità differente
  • perché lei è una professionista con competenze verticali: è specializzata in copy e SEO. Se mi occupassi io di questo aspetto ci metterei probabilmente 3 volte più di lei senza gli stessi risultati. 

Perché se delego investo e non perdo!

Ricorda sempre che se deleghi non stai perdendo denaro, ma lo stai investendo per avere più tempo da dedicare ad altre parti fondamentali per far crescere il tuo business. Si tratta, quindi, di un tipo di delega di investimento (in realtà lo sono un po’ tutte le deleghe):

  • mi libera tempo
  • permette di rimanere nella zona creativa del mio lavoro 
  • mi da un metodo di lavoro che ottimizza altri processi
  • mi affido ad una professionista con degli obiettivi precisi e monitorati nel tempo
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Una delega efficace merita strategia

una delega efficace merita strategia ma innanzitutto, prima azione prima di pensare a chi vuoi delegare qualche cosa, è fare un elenco dettagliato di ciò che non sopporti più fare tu! 

Poi cerca capire quali sono effettivamente le priorità. Mixarle con le possibilità economiche, e immaginare un budget a breve e a lungo termine per quell’azione.

Definite le azioni da delegare e il budget puoi iniziare a guardarti intorno, a chiedere alle professioniste intorno a te, ad osservare online chi potrebbe fare al caso tuo. E chiedere dei preventivi, non solo per una questione economica, ma per capire qual è l’esperienza che vivi con la professionista a cui li stai chiedendo. 

Se la comunicazione parte bene, è chiara ed efficace, probabilmente hai davanti una persona con cui potresti lavorativamente andare d’accordo. 

La scelta migliore è delegare a chi…

Crede nel tuo progetto! Il mio consiglio è di scegliere qualcuno con cui hai affinità relazionale (e non intendo ad un livello profondo): se scegli qualcuno che ti piace, con cui senti di essere in sintonia e sulla stessa scala di valori, tutto risulterà più semplice e snello, e si potrà instaurare quella relazione di fiducia progressiva che farà sì che piano piano tu possa delegare sempre di più.

Scegli qualcuno che crede nel tuo progetto 

Non dico che ogni tuo collaboratore debba essere fan del tuo lavoro, penso però che se scegli qualcuno che in qualche modo ti potrebbe sostenere, perché portate avanti ideali simili, sarà sempre più motivato ad aiutarti a far crescere la tua attività.

Se è possibile per il servizio che devi delegare, e se sei libera professionista, il mio consiglio è: scegli una libera professionista. Capirà il contesto in cui ti muovi, i tuoi ritmi, i tuoi spazi, senza che tu debba spiegarglieli. Scegli qualcuno che appartiene ad un contesto simile a quello che vivi nella tua quotidianità.

Ricordati che delegare è un atto di coraggio (in termini imprenditoriali) e di fiducia. 

Delegare significa in qualche modo lasciare il controllo di una determinata questione in mano a qualcuno che non sei tu. 

Delega senza essere controllante: un conto è verificare che l’altro sia competente abbastanza da portare avanti il lavoro richiesto, un altro è aspettarsi che l’altro faccia le cose esattamente come le fai tu.

La check list della delega efficace:

  1. Fai una lista chiara e precisa di cosa vuoi delegare e in che modo;
  2. definisci un budget; 
  3. chiedi alle persone intorno a te se conoscono qualcuno di competente che possa aiutarti;
  4. cerca quel qualcuno online per osservare in che modo comunica, in che modo lavoro e quali sono i suoi valori: sono affini ai tuoi? 
  5. chiedi una call o un incontro conoscitivo;
  6. valuta più preventivi e soprattutto fai caso a come ti senti nella relazione: sei a tuo agio? tutto ha funzionato come nelle tue aspettative? 
  7. sii chiara in quello che ti aspetti dall’altro ma non aspettarti che lo faccia come lo faresti tu;
  8. se deleghi un’azione che non sai davvero fare, come potrebbe essere la creazione di un sito web, domanda bene cosa è incluso e cosa escluso nel servizio, come funzionerà il vostro rapporto di lavoro e per quanto tempo si protrarrà;
  9. rivolgiti a professionisti che vivono realtà simili alla tua e magari che conoscano l’utilità dei tuoi servizi, possano comprendere le tue motivazioni ed il contesto in cui ti muovi.
  10. usa la testa ma anche il cuore e la pancia.

Pronta a delegare efficacemente?

A volte delegare fa tanta paura, perché pensiamo di perdere il controllo di qualcosa, ma tante volte è la scelta migliore che possiamo fare, per far crescere la nostra attività, o anche per avere del tempo migliore sia professionale che personale! Cosa ne pensi?