Come gestire i flussi di lavoro per farne un’opportunità?

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Come gestire i flussi di lavoro per farne un’opportunità?

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Quando qualcuno mi chiede: come faccio a capire qual è il momento giusto per cambiare vita? la mia risposta è sempre la stessa ‘Quando cambiare vita inizia a farti meno paura di rimanere dove sei’. C’è un modo per gestire i flussi di lavoro, per “armonizzare” il carico di cose da fare, fino a creare nuove opportunità di crescita e sviluppo. Il tutto senza stress. Non ci credi? Continua a leggere!

Cambiare i flussi di lavoro ti farà lavorare meglio!

Cambiare vita, tradotto, molto spesso, significa cambiare lavoro (come accade alle mamme che si trovano a cambiare lavoro dopo la maternità). O per lo meno, il lavoro diventa una delle variabili da prendere in considerazione nel salto. Passare da un lavoro dipendente ad un lavoro freelance, è sicuramente un salto importante, che prevede innanzitutto la nascita di una idea imprenditoriale, insieme all’analisi delle tue skill e delle tue capacità, fino a comprendere quale davvero tu possa vendere. 

Sono partita da sola, e oggi ho un team che lavora con me

Sono partita da sola ed ho dovuto imparare ad ogni step, l’arte del destreggiarmi tra le risorse a disposizione cercando di ottenere sempre il massimo da ogni azione, da ogni investimento di tempo (la gestione del tempo per non procrastinare). Perché inizialmente di soldi, non ne avevo. E anche oggi che economicamente la mia attività è avviata, posso investire ciclicamente per inserire una nuova professionista nel mio team, ma non posso farlo sempre. 

La fortuna di partire oggi come freelance è che il mondo digitale ti viene incontro con una serie di tool e applicazioni che semplificano il lavoro e lo snelliscono. 

Come sfrutti il digitale?

Ti sei mai chiesta se stai sfruttando al meglio le opportunità del digitale, anche nell’ottica di migliorare i tuoi flussi di lavoro? Se penso al primo blog che ho aperto, ed era il 2013, i temi che WordPress proponeva, non erano intuitivo come quelli di oggi (a proposito, sul blog di Lofacciodigital ti parliamo anche di temi di WordPress). Mi ritrovavo di notte a studiare le guide WordPress, e non c’era la quantità di informazioni che puoi trovare gratuitamente oggi su YouTube e banalmente tra newsletter di altri professionisti, freebie e post blog. 

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Se penso alle prime dispense costruite su power point, perdevo un sacco di tempo, rispetto al Canva attuale, con dei risultati nettamente minori rispetto a quelli che puoi ottenere oggi nella metà del tempo.

Pensa anche solo a quanto il cellulare alleggerisca tanti processi 

I flussi di lavoro sono continui, anche perché oggi come libere professioniste ci esponiamo (e dobbiamo farlo), molto di più. Il cellulare stesso è un aiuto prezioso. Ricordo, ad esempio, che per fare le prime foto per il blog, chiesi una macchina fotografica professionale in prestito ad un amico, dovendo imparare in qualche modo ad usarla. Poi scarica le foto sul computer, sceglile, modificale un po’, abbassa la risoluzione che se no pesano troppo per il blog. Insomma una marea di passaggi, rispetto a quello che posso fare oggi con il mio IPhone e prima ancora con il mio Samsung. 

Anche i costi sono nettamente inferiori

Oggi puoi ottimizzare flussi e processi professionale anche a fronte di spese più basse. Le mie prime cartoline professionali, con il mio logo, e la descrizione del mio lavoro (ti ricordi che ho iniziato lavorando dal vivo?) sono stata costruire e disegnate da una grafica, e stampate dal vivo in una copisteria apposita. Oggi puoi cercare di ottenere un buon risultato anche da sola utilizzando Canva e stampando online guidata da uno dei tanti siti che si occupano di stampa grafica, che sono sempre più accessibili anche a chi non è del mestiere. 

È ovvio che, se posso, preferisco investire su un professionista, per ottenere un risultato migliore e per risparmiare tempo prezioso, che posso investire nel contenuto del mio lavoro e non solo nella forma e nella comunicazione. Ma non sempre è prioritaria la spesa, e in qualche modo capita di dovermi arrangiare con quello che c’è.

Ti invito a passare dal dire al FARE!

Partiamo però da un presupposto: soprattutto all’inizio ti invito a passare dal dire al FARE, quanto più possibile, per imparare il processo che sta alla base di ciò che un domani vorrai delegare ad un professionista o ad una applicazione. Snellire i flussi di lavoro si rivelerà infatti di primaria importanza (così anche tu dedicherai del tempo ad altre attività necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi), ma per farlo dovrai esser padrona di tutti i processi che riguardano la tua attività professionale.

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Conosci Calendly?

Un esempio comune è Calendly, che se sfrutti bene diventa un’assistente virtuale a tutti gli effetti e collega tantissimi processi, in maniera del tutto automatizzata. Calendly ti permette di gestire l’agenda in maniera interattiva con il tuo cliente per creare una prenotazione automatica, se lo desideri collegando anche il pagamento e degli invii di mail automatizzati per il remind dell’appuntamento o altre comunicazioni successive. Ti fa risparmiare un sacco di tempo… se prima però hai imparato a porti le domande giuste rispetto alla tua agenda:

  • come funziona il tuo flusso di lavoro?
  • come funziona l’iter di prenotazione per il tuo cliente?
  • quali sono i passaggi da fare prima del contatto effettivo?

Insomma, se la parte precedente non è chiara, Calendly ti aiuterà solo a generare il caos. Capisci cosa voglio dirti? 

Per automatizzare un processo devi conoscerlo profondamente e conoscerne tutti gli ingredienti

Altra cosa che ci tengo a dirti è: vale la pena rendere tutto automatico fin da subito sempre?

Mi è capitato più volte di lavorare su business già avviati in termini di idea, ma che non funzionassero davvero portando fatturato. Te lo spiego meglio:

  • se hai in mente di vendere videocorsi, ma non hai mai testato se ciò che vendi è davvero interessante per l’utente, forse prima di partire investendo su un sito web con una piattaforma interna per corsi, e tutta l’automazione di vendita, è bene fare uno step prima in una fase di test, quasi manuale. Non sempre automatizzare è la risposta giusta.
  • Prima di delegare ad una sponsorizzata la ricerca dei tuoi clienti, forse è meglio fare dei test in una cerchia ristretta per capire davvero chi potrebbe essere il tuo cliente ideale. 

In growth hacking si chiama fase di validazione. 

Fai le tue scelte su misura del tuo business?

Tutto questo per dirti che:

  • se utilizzi bene tutto ciò che il mondo digitale ti mette a disposizione risparmi un sacco di tempo e di soldi e ti muovi bene con i flussi di lavoro;
  • ma devi scegliere il momento giusto per automatizzare un processo, e non è detto che ci sia bisogno di più fasi di test per capire se lo stai facendo nel modo giusto
  • e ogni volta che deleghi una azione che dovresti fare tu, ad una persona o ad un tool, devi avere davvero ben chiaro il processo, il flusso di lavoro, altrimenti rischi solo di appesantirti.
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Ti faccio un altro esempio: la fatturazione elettronica

Anche se ancora non è (ancora per poco) obbligatorio per i forfettari, sono passata ad inizio 2022 alla fatturazione elettronica, riducendo drasticamente i tempi di fatturazione, su un numero di fatture sempre in crescita. 

  • Prima il processo era: apri un modello excel, copia e incolla i dati del cliente, metti tutti i dettagli, stampa, attacca la marca da bollo, scansiona e invia.
  • Oggi il processo è: apri il modello all’interno dell’applicazione, cerca i dati del clienti nel database clienti e vai di compilazione automatica, inserisci automaticamente la descrizione selezionato il servizio acquistato da un elenco di servizi già inseriti in una prima fase nel programma, marca da bollo elettronica. Invio al cliente direttamente dal programma se lo desidero, oppure esporto in pdf ed invio. 

Il tool è in mano a Rebecca, la mia assistente virtuale, che a sua volta ha automatizzato tantissimi dei processi che prima faceva a mano, utilizzando una applicazione dedicata. Lei risparmia tempo che può utilizzare lavorando per me su altre cose, come ad esempio una parte del customer care. 

In questo caso il tool in questione ha un costo annuale che è un investimento assoluto in termini di risparmio di tempo, ma anche di qualità del lavoro e di forma.

Quali tool devi conoscere?

Oggi per il mio lavoro utilizzo principalmente:

  • fatture in cloud
  • asana, per le mie to do list, e per rimanere in contatto con il team. In particolare, con Veronica, la mia assistente personale, che utilizza Asana per aiutarmi ad organizzare il lavoro dietro le quinte
  • typeform, che attraverso questo test per esempio, mi aiuta in una prima fase di smistamento dei miei potenziali clienti, rispondendo ai loro bisogni più comuni con la proposta di un servizio dedicato tra quelli che offro 
  • google drive, che utilizzo ogni giorno con le mie clienti, per condividere con loro report delle sessioni di coaching ed esercizi. Che utilizzo con Marika per passarle i contenuti del mio blog, che utilizzo in generale come archivio del mio lavoro, sempre accessibile da qualunque computer e cellulare. Anche all’interno del team Lofacciodigital, Google Drive snellisce tantissimi passaggi!
  • Linktree che utilizzo come applicazione per contenere diversi link da esibire nella mia bio di Instagram. Facile, velocemente modificabile.
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In conclusione… segui il tuo flusso!

E potrei farti davvero tantissimi altri esempi, ma credo che ormai sia chiaro: fai tuoi i flussi ed i processi, e, in un secondo momento, ti sarà più semplice capire cosa delegare e a chi (e come procedere con una delega efficace).

Come sempre dietro il lavoro dei liberi professionisti ci sono tantissimi risvolti da analizzare, se hai bisogno di fare il punto della situazione ti posso aiutare con tanti servizi proprio su misura per te.

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