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COME DELEGARE IL LAVORO?

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Sai che sei un’imprenditrice?

Parlo a te che sei freelance, che sei partita da sola con una idea o un progetto, ti sei trovata da sola i primi clienti, hai investito tutto il tempo che avevi e non avevi a disposizione tra formazione, promozione, preventivi sottocosto. Hai lavorato tre volte tanto quanto lavoravi da dipendente per riuscire davvero a fare tutto, senza generare ulteriori costi, perché la libera professione sai bene che è un rischio. Adesso, che dopo tanta fatica le cose sembrano andar bene, ti stai chiedendo se non sia il caso di pensare di farsi aiutare sul serio. Ma come delegare il lavoro? 

L’azione del delegare non è immediata, occorre aspettare un clic mentale (oltre che le condizioni economiche e professionali), ed è legata ad obiettivi a breve e lungo termine.

Quando iniziare a delegare nel lavoro se sei freelance?

Hai imparato a farti i volantini, hai aggiunto corsi su corsi di formazione per poter fare il più possibile da sola, perché budget non ce n’è ,e ci sono dei momenti che non ne puoi più. Lo so perché ci sono passata, e il carico mentale di una freelance è veramente qualcosa di cui si parla poco. Perché, mentre nell’immaginario comune tu ti occupi solo del tuo lavoro, della tua mansione, tu sai bene di quante sfaccettature è fatto il lavoro freelance: promozione continua sui social, che devi sapere usare e devi rimanere aggiornata,  organizzazione dell’agenda, amministrazione, fatture, preventivi, ecc.

Di fatto sei una imprenditrice, nessuno però te lo riconosce e pochi lo dicono ad alta voce. 

I primi anni ho veramente fatto tutto da sola: il sito che vedi l’ho creato io, e non è il primo. Prima di questo ce ne sono stati altri tre, ognuno per ogni fase e progetto. Ho imparato di notte ad usare WordPress dalle guide e dai tutorial online, ho studiato i social network e aperto tutti i canali da sola per il mio e altri progetti. Ho studiato lo storytelling, il marketing digitale per promuovermi al meglio, quel famoso ‘vendere senza vendere’. E dalla mia avevo tutta l’esperienza di anni di assistenza di direzione e segretaria amministrativa, che mi ha aiutato sicuramente a gestire bene tempo e denaro ottimizzando le risorse. Excel è diventato il mio migliore amico per analizzare entrare e uscite continuamente e dividere ogni azione in investimento e guadagno reale. 

Ho proposto lo scambio di servizi a diverse professioniste prima di potermi permettere di investire denaro, e ho utilizzato il mio tempo come unica merce preziosa: tempo e competenze. 

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Al crescere del lavoro ho iniziato a domandarmi: c’è qualcosa di cui posso liberarmi? 

Così un anno e mezzo fa, ho stilato una lista di azioni collegate al mio lavoro, di contorno e mi sono domandata quali davvero non sopportassi più fare da sola. 

Il sito è stata la prima cosa che ho delegato, valutando la quantità di tempo che mi serviva ogni volta per studiare un nuovo processo e metterlo in atto (tentativi e fallimenti compresi): tempo che avrei invece potuto utilizzare nella promozione del mio lavoro e più avanti con le mie clienti. Ed è stato chiedendomi come delegare il lavoro che ho cercato una web designer e il destino mi ha fatto incontrare Ale (Alessandra Clerle web designer anche del team di lofacciodigital), che tuttora si occupa della manutenzione del mio sito e di ogni modifica importante. 

Affidandomi ad una professionista la user experience è migliorata, l’estetica anche, e soprattutto, io ho potuto investire il tempo che passavo sul sito in altro modo, generando ancora più lavoro. Da non sottovalutare il fatto che lavorare sul sito mi toglieva energie. Se inizialmente mi piaceva, e lo trovavo rilassante, al crescere del lavoro e (all’aumentare del numero di figli) mi generava stress. 

Questo è uno dei tanti esempi che potrei farti. 

Sempre più spesso vivo momenti simili a questo con le mie clienti nei percorsi di business coaching: al crescere del lavoro, della richiesta, c’è sempre un momento in cui ci si chiede quale sia l’attività da lasciare andare prima delle altre, e soprattutto, a chi affidare quel pezzo che fino al giorno prima si è nutrito con tanta fatica. È a tutti gli effetti un atto di fiducia, ma di questo parleremo nei prossimi post. 

Il momento in cui delegare dipende dagli obiettivi a breve e lungo termine

Posto che delegare non è necessariamente lasciare andare completamente tutto, ma magari solo una parte di quella attività, non è sempre semplice per tutti. Come delegare il lavoro non è quindi un percorso standardizzato e univoco per tutte. La domanda da farsi è anche rispetto agli obiettivi a lungo termine: nel momento in cui l’attività cresce è giusto domandarsi se si è soddisfatti così o si vuole ancora di più. 

Ogni salto, anche piccolo, in cui si investe in una nuova figura professionale per gestire una parte del proprio lavoro, deve prevedere nel breve termine un aumento del fatturato, e una serie di azioni correlate per riuscire a compensare la spesa, rendendola così di fatto un vero e proprio investimento. 

Per questo se sei freelance è importantissimo che tu possa:

  • avere una visione sempre chiara dei tuoi obiettivi a lungo termine;
  • e di conseguenza anche di quelli a breve termine;
  • avere una gestione accurata del denaro;
  • aumentare la tua consapevolezza delle entrate e delle uscite che riguardando la tua attività lavorativa (e che tu sappia distinguere tra azioni di investimento e spese e guadagno netto).

Sicuramente su realtà o progetti complessi, meglio investire in un consulente finanziario che possa aiutarti ad avere una visione di insieme.

Snellire i processi fa parte del gioco

Fatti furba e sfrutta la tecnologia più che puoi per velocizzare i processi e renderli automatici: ci sono davvero tanti tool a disposizione (app per la gestione del tempo, ad esempio) che con un po’ di furbizia possono snellire il tuo lavoro con una piccola spesa. 

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Se riesci a snellire le tue attività, ottimizzandole e ragionando per macro-aree, avrai modo di:

  1. accorgerti se davvero necessiti di aiuto;
  2. e in che tipo di attività (la gestione del blog; i social; la fatturazione, ecc.).

Ti faccio un esempio pratico

Tempo fa per le prenotazioni in agenda utilizzavo Calendly, che con una spesa di pochi euro al mese mi metteva a disposizione diversi link (uno per servizio) attraverso i quali le mie clienti potevano prenotare un appuntamento con me all’ora desiderata (secondo un calendario da me impostato), pagamento automatico e raccolta dati di fatturazione. Tutto in pochi click e questo snelliva decisamente tutte le operazioni di prenotazione e pagamento riducendo il mio tempo di invio e gestione email.

Il sito stesso se ci pensi è un modo di risparmiare tempo: investire in un sito significa avere uno spazio virtuale, un volantino virtuale che racconta il tuo lavoro e i tuoi servizi così ogni volta che qualcuno ti chiede informazioni sul tuo lavoro ti bastano poche righe di intro e copiare e incollare il link. 

Pronta a delegare?

Potrei farti molti altri esempi, e se in un percorso di business coaching ti aiuto a capire quando è il momento di delegare alcune parti del tuo lavoro senza dimenticare di snellire alcuni processi, in un percorso di mentoring (consulenza) ti suggerisco anche diverse modalità  per ottimizzare il tuo tempo (a proposito di gestione del tempo, te ne parlo in questo articolo) lavorativo riprendendo l’equilibrio che cerchi tra vita privata e professionale.