A cosa serve la pianificazione del lavoro secondo le priorità

A cosa serve la pianificazione del lavoro secondo le priorità

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Se sei qui, probabilmente hai to do list infinite che non riesci a rispettare, mille progetti per la testa da realizzare, e quella sensazione per cui ti sembra di rimanere costantemente un passo indietro. Stai sempre rincorrendo qualcosa, inciampando su cose che procrastini e ti allontano dai tuoi obiettivi a lungo termine. La pianificazione del lavoro secondo le priorità è molto importante: vorrei dirti che esiste un magico metodo che ti permetterà di identificare immediatamente le priorità, che ti renderà più produttiva da subito, e ti permetterà davvero di raggiungere i tuoi obiettivi, ma non è così.

Occorre tempo, occorre esperienza.

Si, la verità è che l’unico metodo che io davvero conosca è l’esperienza. Ma non disperare, se adesso ne hai poca perché sei alle prime armi, prova a leggere, ti sarà comunque d’aiuto (anzi, poi fammi sapere) per iniziare ad identificarle e testare la tua attività.

La pianificazione del lavoro è essa stessa lavoro

Come dico sempre, la pianificazione del lavoro, è essa stessa un grande lavoro, difficile, che richiede tempo e anche una dose di pazienza. Se mi segui sui social, forse sai che la cucina è sempre stato il mio punto debole, finché non ho capito che anche in cucina c’è strategia

Quindi passiamo da qui: da un esempio che puoi sperimentare nella tua vita di tutti i giorni! 

Caliamoci nella situazione in cui devi preparare un pranzo per 6 persone, per prima cosa devi valutare quali sono le azioni da fare:

  • farti una macro-idea di quello che vorresti cucinare;
  • chiedere agli invitati se per tutti funziona il menù, considerato che nel 2022 ci sono una valanga di persone con intolleranze e tantissime diete alimentari;
  • fare la spesa e mentre fai la spesa probabilmente hai in mente un budget da rispettare (scegli cibi che hanno un determinato posizionamento sul mercato);
  • valutare i tempi di cottura di tutto così da organizzarti in base alle risorse che hai di spazio: di tempo, di spazio, di elettrodomestici (lavastoviglie, forno, microonde, ecc.).

Immagina di avere tanto tanto tempo: tutte queste azioni potranno essere fatte con calma, pensate al momento, senza prendere nemmeno troppo in considerazione lo step successivo, un passo alla volta, verso il tuo pranzo. 

Ora dimentica questa situazione, perché tanto io lo so che il tempo non ti basta mai (La gestione del tempo senza procrastinare? Corri a leggere il mio articolo.). 

E se sei mamma devi calcolare anche l’imprevisto, specialmente in questo momento storico (mamma lavoratrice: 6 regole + 1 per sopravvivere) . 

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Ora:

Immaginiamo quindi che ti trovi in cucina alle 10.30 del mattino, con gli invitati che arriveranno alle 12. Hai un’ora e mezza di tempo per fare quello che avresti voluto fare in 4. 

Cosa fai se il tempo è ridotto?

Devi immediatamente mettere in atto una strategia e ragionare per priorità per portare a casa il risultato. 

Cuocere quante più cose contemporaneamente per passare alle preparazioni successive, capire a cosa del menù sei disposta a rinunciare, dando spazio a ciò che è davvero prioritario. 

Banalmente, se ti manca il primo o il secondo, è inutile che ti metti a preparare il dolce. Parti dalla portata più importante!

Parti dalla portata più importante anche per la pianificazione del lavoro?

Io sono sicura, che a modo tuo, nell’organizzazione della cucina, o della casa più in generale, sei in grado di capire e organizzare le priorità, e che quando invece parliamo del tuo business sembra arabo. Vero? Ci sono passata, fino a quando non ho capito che potevo agire e cambiare le cose dall’interno.

La verità è che, come ti ho già detto, tutto passa dall’esperienza, ed è inevitabile. Così io, all’ennesimo pranzo a cui arrivavo lunga e impreparata, e mi trovavo a dover stare in piedi tutto il tempo a cucinare, mentre gli altri si godevano ciò che mettevo in tavola un po’ alla volta, ho deciso che dovevo assolutamente affrontare la questione di petto e trovare il modo per diventare più efficace. 

Attenzione: non ho deciso di diventare Cracco il giorno dopo. Ho iniziato però a darmi piccoli obiettivi (obiettivi a breve termine: a cosa servono?), a fare dei tentativi, magari con un’amica invitata alla volta, tarandomi sul tempo, riproponendo ricette già sperimentate in casa. 

C’è una bella differenza quando fai qualcosa da zero, e quando invece riprovi una ricetta che conosci, magari aggiungendo una sfumatura. 

La stessa cosa nel business: la mia ricetta

Prima di dare le priorità, passi attraverso la consapevolezza dei tuoi obiettivi a breve e a lungo termine, e poi passi al setaccio le risorse che possiedi. 

In questo momento, marzo 2022, ho un progetto a breve termine che è il restyling del mio sito su obiettivi e strategia ben precisa, a lungo termine. 

Come per il pranzo, ecco le azioni che compongono questa azione:

  • per prima cosa mi sono fatta una macro-idea del sito che vorrei;
  • dopo di che ho contatto gli invitati=collaboratori per capire i tempi di realizzazione (web designer, Marika per la seo dei contenuti, una strategist per affiancarmi, visto che fino ad oggi ho fatto tutto da sola, e stavolta voglio far le cose per benino); 
  • ho valutato il budget e i costi;
  • e tutte le risorse di tempo a disposizione considerate le milioni di azioni che comprende il ‘rifare il sito web’.
organizzare-tempo

Per esempio, per creare il tuo sito web, la priorità è sapere cosa offri. Sono dovuta ripartire dalla strategia dei miei servizi: come sono collegati tra loro? 

Focalizzarmi sul sito web finito, sulla scrittura dei testi, quando la struttura, l’alberatura, il progetto, non sono definiti, è uno sforzo inutile che mi farebbe sentire continuamente inconcludente. 

Preoccuparmi dell’estetica quando sto lasciando indietro ciò che è prioritario, è solo una gratificazione veloce per non fare la fatica numero uno. 

Mi segui?

E se guardiamo ancora più dall’alto: anche se vorrei il mio sito pronto subito, e una bella vetrina pulita e organizzata dei miei servizi, in questo momento della mia attività, in cui ho l’agenda strapiena, un passaparola continuo e la lista d’attesa, non è un’azione prioritaria. 

È come se mi focalizzassi sul dolce utilizzando quello che ho in casa, anziché andare a fare la spesa per il primo e il secondo. Questa è esattamente la pianificazione del lavoro di cui stiamo parlando:

  • stabilire priorità;
  • esser pronte a cambiarle se serve;
  • definire cosa tenere e cosa no.

Pianificare è questione di strategia

Come si fa a pianificare nel lavoro e seguire le priorità? Innanzitutto occorre individuarle, o appunto, conoscerle veramente. Poi smettila per favore di fare to do list infinite, e concentrati invece sul creare una to do list efficace, che funzioni davvero e ti supporti pienamente.

Poi focalizzati su:

  • obiettivi chiari e concreti , sul breve e sul lungo termine;
  • una linea del tempo chiara;
  • ogni azione, in termini di business deve corrispondere ad una azione di investimento oppure di guadagno e devi sempre avere chiaro lo scopo di un canale nuovo di comunicazione, di uno che hai già, di un servizio che offri, di un servizio che vuoi creare, di una collaborazione che vuoi mettere in campo o che stai valutando.

Nel business, nulla va lasciato al caso e poi va sperimentato

Sperimentata ed analizzata ogni strada che prendi, perché pianificare è una questione di tentativi, allora puoi affondare le mani nelle priorità, quelle vere, quelle davvero necessarie. Cos’è davvero prioritario nella tua attività, al fine di raggiungere il primo obiettivo che ti sei prefissata di raggiungere?

Come capire quali sono le priorità

Se hai ancora poca esperienza e sei insicura su quali siano le priorità connesse al tuo lavoro, ribalta il quadro e guardalo al contrario. Probabilmente vedrai delle cose diverse che all’inizio ti sfuggivano. Inoltre a livello pratico puoi:

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  • chiedere aiuto a chi si relaziona con te, ai tuoi primi clienti, per capire cosa per loro sia prioritario (puoi fare sondaggi leggeri e veloci da leggere, oppure inviare una e-mail in modo tale da ottenere il feedback che ti serve);
  • testare e sperimentare, perché, come detto poco fa, ogni progetto ha bisogno di fermezza, ma anche di esser pronto a subire cambiamenti in corsa;
  • definisci cosa puoi lasciar andare (di conseguenza, ti sarà subito chiaro a cosa non puoi assolutamente rinunciare).

E solo l’esperienza farà si che tu riesca, un po’ alla volta, ad identificare le tue vere priorità di business, e anche quelle personali.

In caso, sappi che possiamo fare insieme la pianificazione del lavoro in un percorso di coaching, in cui posso allenarti a riconoscere ciò che è prioritario e ciò che non lo è, e prima ancora, a definire i tuoi obiettivi. Se hai bisogno contattami senza impegno!

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